W razie burzliwego zakończenia współpracy z księgową/księgowym, czasami dochodzi do dość problematycznej sytuacji. Biuro uzależnia wydanie dokumentów księgowych do czasu zapłaty wynagrodzenia. Często chodzi tutaj o zaległe od pewnego czasu wynagrodzenie za wykonane już usługi. Tak na chłopski rozum, takie rozwiązanie może wydawać się fair. Jednak regulacje kodeksu karnego stanowią inaczej. Podobnego zdania są zresztą sądy powszechne i administracyjne – ale do tego dopiero dojdziemy.

Zacznijmy od podstaw.

Umowa z biurem rachunkowym

Umowa o wykonywanie usług księgowych stanowi swoistą umowę o świadczenie usług, często połączoną z umową zlecenia. Do tego rodzaju umowy odpowiednie zastosowanie znajdują przepisy art.734-751 KC. W kontekście niniejszego artykułu, najważniejszy jest art. 746 o następującej treści:

“§  1. Dający zlecenie może je wypowiedzieć w każdym czasie. Powinien jednak zwrócić przyjmującemu zlecenie wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia; w razie odpłatnego zlecenia obowiązany jest uiścić przyjmującemu zlecenie część wynagrodzenia odpowiadającą jego dotychczasowym czynnościom, a jeżeli wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, powinien także naprawić szkodę.

Ważne powody wypowiedzenia umowy – przykłady

Kiedy księgowa powinna zwrócić dokumenty?

Zasadniczo zwrot dokumentów powinien nastąpić z chwilą zakończenia współpracy, tj. z chwilą rozwiązania/ustania/wygaśnięcia umowy o usługi księgowe. W praktyce najczęściej tego rodzaju umowy ulegają rozwiązaniu wskutek wypowiedzenia umowy przez jedną ze stron. W przypadku biur rachunkowych, częstą podstawą jest np. brak zapłaty wynagrodzenia. Kontrahenci natomiast wypowiadają umowy powołując się na niestaranność świadczonych usług lub nieterminowość.

A co jeśli biuro odmawia zwrotu dokumentów?

Pod kątem cywilnoprawnym, warto skierować pisemne wezwanie do wydania dokumentów w określony sposób i w określonym terminie. Przykładowo: poprzez przesłanie dokumentów w formie papierowej na adres X w terminie Y od doręczenia pisma. Wzór takiego wezwania możesz nabyć w sklepie kancelarii.

Godną rozważenia opcją, jest także złożenie zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa z art. 276 Kodeksu karnego:

“Kto niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać,podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.”

Wyrok NSA z 1 sierpnia 2019 r., II FSK 2746/17

W tytułowym wyroku, Naczelny Sąd Administracyjny jednoznacznie wskazał na brak możliwości stosowania swoistego prawa zastawu na dokumentach księgowych:

“Fakt późniejszego zerwania współpracy (skarżąca zresztą nie przedstawiła żadnego dokumentu potwierdzającego fakt zerwania tej współpracy) nie wyklucza faktu, że w 2014 r. skarżąca prowadziła księgowość kontrolowanej spółki. Skoro skarżąca, prowadząc w roku 2014 księgowość kontrolowanej spółki – posiada jeszcze z tego okresu dokumenty niezbędne dla wyjaśnienia stanu faktycznego lub rozstrzygnięcia sprawy prowadzonej przez organ, powinna – na wezwanie tego organu – wydać te dokumenty.

Trafnie w odpowiedzi na skargę kasacyjną podkreśla się, że z okoliczności sprawy wynika, że skarżąca (z powodu zaległości jakie posiada wobec niej kontrolowana spółka) stosuje na posiadanej dokumentacji swoiste “prawo zastawu” do czasu uregulowania tych zaległości. Jest to jednak postępowanie nieuprawnione, gdyż – co jeszcze raz należy podkreślić – instytucje prawa cywilnego nie mogą modyfikować obowiązków wynikających z prawa podatkowego. Ewentualne rozliczenia finansowe pomiędzy skarżącą a kontrolowaną spółką nie mogą stawać na przeszkodzie wypełnianiu obowiązków wynikających z prawa podatkowego.”

Jeżeli potrzebujesz pomocy w tego rodzaju sprawie, skontaktuj się z kancelarią – udzielimy niezbędnego wsparcia.

kontakt@kancelariahojda.pl